Győri Péterhonlapja

Dokumentum

Kulcsrendszer esetkezelt -2012-09-vegleges

Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei

„kulcs – esetkezelt”

Dokumentációs, nyilvántartási és információáramlási rendszer

eljárási rendje

a kulcs rendszerben lévő   átmeneti szállásokon lakó,  

esetkezelővel rendelkező ügyfelek esetében

2012. szeptember 1-től

(Az egyes munkakörök részletes tartalma a „BMSZKI új segítői rendszere” c. leírásban található.)

Felvételi eljárás (a 2012. szeptember 1. után jelentkező ügyfelek esetében):

A BMSZKI átmeneti szállásaira való bekerülés a Felvételt Előkészítő Teamen keresztül történik (átruházott hatáskörben). Egyes kijelölt szállások önálló Felvételt Előkészítő Teammel rendelkeznek.

A Felvételt Előkészítő Team feladatai

  1. Az ügyfél felvételét személyesen kérheti a megfelelő Felvételt Előkészítő Teamnél. Ekkor kerül sor a felvételi beszélgetésre. Ennek során a Felvételt Előkészítő Team munkatársa rögzíti a kérelmező legfontosabb adatait a Kérelem és felvételi adatlap c. dokumentum I. pontjában (1)
  2. A Felvételt Előkészítő Team indítására a Menedék program generálja az ügyfél személyi azonosítóját az alábbiak szerint:

megadásával (pl:

1

9

6

5

1

2

3

1

)

  1. A II, III. és IV. pontok (Felvételi kérelem, Munkavégzés/Képzettség, Lakhatás) (2-3-4) rovatainak kitöltése után a Felvételt Előkészítő Team munkatársa köteles szóban tájékoztatni az ügyfelet, hogy mely átmeneti szálláson van üres férőhely, illetve hogy az ügyfél által megnevezett átmeneti szállás rendelkezik-e az adott időpontban üres férőhellyel. Abban az esetben, ha nincs üres férőhely, meg kell kérdezni az ügyfelet, hogy ha a felvételi feltételeknek elvileg megfelel, vállalja-e a Várakozók nyilvántartásába való kerülését, és hozzájárul-e a további – a családi kapcsolatokra vonatkozó – kérdések feltevéséhez. (Az önálló Felvételt Előkészítő Teammel rendelkező intézményeknek csak a saját szállásukra vonatkozóan kell tájékoztatni az ügyfeleket az üres férőhellyel kapcsolatban, a várakozók nyilvántartásat külön vezetik + Menedék program generálja.)
  2. Az ügyfelet a bekerülésre vonatkozó későbbi döntésről az ekkor megadott elérhetőségi helyen fogják értesíteni.
  3. A Felvételt Előkészítő Team javaslatot tesz a felvételi kérelemmel kapcsolatban. (6) A döntésről az Értesítés átmeneti szállón való elhelyezési kérelemről c. nyomtatvány megfelelő pontjának megjelölésével kell értesíteni az ügyfelet (7). Az értesítést két példányban kell kitölteni, mindkét példányt alá kell íratni az ügyféllel. Az egyik példányt az ügyfélnek kell átadni, a másik példányt a Felvételt Előkészítő Team gyűjti.
  4. Az Értesítés átmeneti szállón való elhelyezési kérelemről c. nyomtatványt az alábbiak szerint kell kitölteni:
  1. A Felvételt Előkészítő Team a nyomtatvány kitöltését követően az alábbiak szerint jár el:

a) amennyiben az ügyfél felvételéről született döntés,

az ügyfél részére átadja az Értesítés átmeneti szállón való elhelyezési kérelemről c. nyomtatványt, valamint a Kérelem és felvételi adatlap c. dokumentumot. (1-7) Szóban tájékoztatja az ügyfelet arról, hogy a nyomtatványon megjelölt átmeneti szállón való megjelenésekor az ügyeletes szállásnyújtó szociális segítő részére át kell adnia a két dokumentumot. (Az önálló felvétellel rendelkező szállások nem adják ki a dokumentumokat!)

Tájékoztatja az ügyfelet, hogy az Értesítés átmeneti szállón való elhelyezési kérelemről c. nyomtatványon megjelölt szálláson 6 hónapnál nem régebbi érvényes tüdőszűrő igazolással kell megjelennie, illetve a beköltözést követő 3 munkanapon belül a leletet, vagy a vizsgálat kezdeményezéséről szóló igazolást be kell mutatnia.

Tájékoztatni kell az ügyfelet, hogy a szállón még aznap, de legkésőbb a FET-felvételt követően másnap (munkanap) meg kell jelennie, hogy beköltözzön, mert különben nem tartjuk fenn számára a kijelölt helyet. Amennyiben az érintett az ÉRTESÍTÉS kézhezvételének másnapján nem költözik be, a férőhelyet ismét üres férőhelyként kell lejelenteni a FET-nek.

A FET – lehetőség szerint – időpontot foglal az ügyfél részére egy kulcs szociális munkásnál és ennek helyéről, idejéről tájékoztatja az ügyfelet (a helyet, időt és a kulcs szociális munkás nevét feljegyzi az ügyfél Értesítésére.[1]

b) amennyiben az ügyfélnek a Várakozók nyilvántartásába való vételéről született döntés, akkor (amennyiben az ügyfél a felvételi kérelmét a továbbiakban is fenn akarja tartani) tájékoztatni kell az ügyfelet arról, hogyan fog értesülni a beköltözés lehetőségéről, illetve arról, hogy hogyan és milyen rendszerességgel kell megerősítenie felvételi kérelme fenntartásának szándékát. A nyomtatvány (7) egy példányát átadja az ügyfélnek.

c) amennyiben a kérelem elutasításra kerül,

akkor az indoklással ellátott nyomtatvány (7) egy példányát át kell adni az ügyfélnek.

  1. A Felvételt Előkészítő Team is tehet javaslatot az intézményi jogviszony kezdetére és időtartamára. (Menedék, Javaslat indoklása részben.)
  1. A  Felvételre Várakozók Listájának (excel tábla) vezetését a FET végzi. Minden ügyfelet, aki vállalta a várakozók nyilvántartásába  való vételét, a jelentkezés sorrendjében kell felvezetni a listára
  2. A felvételi kérelmének fenntartását az ügyfél az alábbi módon erősítheti meg:
  1. A napi FET nyitvatartási idejében történt személyes és telefonos megerősítések az ügyfélfogadás végén, bevezetésre kerülnek a FET által működtetett a Felvételre Várakozók Listájának (excel tábla) napi forgalmába, valamint a Menedék program felületére.
  2. A FET munkatársai a FET ügyfélfogadás végén egyeztetik a Felvételre Várakozók Listáját az aktuális megerősítésekkel, és a szükséges változásokat rögzítik. (A felvételi kérelmüket megerősítő ügyfelek esetében a felvételre várakozók listájá-nak megfelelő oszlopában rögzítik ennek dátumát.) Amennyiben az ügyfél felvételi kérelmét nem erősítette meg, vagy valamelyik átmeneti szállóra felvételre került, a listából ki kell húzni, a kihúzás okának megjelölésével!
  3. A Felvételt Előkészítő Team vezetője az Értesítés átmeneti szállón való elhelyezési kérelemről c. nyomtatvány kitöltése,és a várakozók listájába való felvétel után a Felvételre Várakozók Listájában (excel tábla) rögzíti:
  1. A FET vezetője köteles a forgalmi adatok elektronikus rögzítéséről gondoskodni és a havi összesítést a következő hónap 5. napjáig a BMSZKI Szakmai igazgató-helyettesének átadni.

Beköltözéskori eljárás

  1. Amennyiben a FET elfogadja a felvételi kérelmet, az ügyfélnek a szállón a Felvételt Előkészítő Teamtől kapott dokumentumokkal (Kérelem és adatlap, Értesítés átmeneti szállón való elhelyezési kérelemről, valamint tüdőszűrő igazolással[2]) kell megjelennie, és azokat a szállásnyújtó szociális segítőnek kell átadnia.

Ha az ügyfél nem tudja átadni a Kérelem és adatlap, Értesítés átmeneti szállón való elhelyezési kérelemről c. nyomtatványokat, akkor vissza kell küldeni a Felvételt Előkészítő Teamhez. A FET ilyen esetben soron kívül fogadhatja az ügyfelet, és kitölti / kiállítja számára a szükséges nyomtatványokat.

  1. Még a tényleges – a kijelölt szobába történő – beköltözés előtt sort kell keríteni az első, befogadó tájékoztatásra/beszélgetésre., melynek minimális tartalma:
  1. A szállásnyújtó szociális segítő nyitja meg az ügyfél dossziéját.
  2. A szállásnyújtó szociális segítő még a tényleges beköltözés előtt – a team képviseletében - megállapodást köt az ügyféllel és ennek tartalmát a beköltözéskori együttműködési megállapodás-ban rögzíti.

A szállásnyújtó szociális segítő megállapodik az ügyféllel a havonkénti jövedelem-nyilatkozat leadásáról, a házirend betartásának kötelezettségéről, ennek keretében az óvadék befizetésének kötelezettségéről, a térítési díj fizetési kötelezettségéről.

A szállásnyújtó szociális segítő megállapodik az ügyféllel a kulcs szociális munkás felkeresésének lehetséges idejéről és arról, hogy a tényleges megjelenési időről kitől, milyen formában kap tájékoztatást.[3]

  1. Ugyancsak a tényleges beköltözés előtt a szállásnyújtó szociális segítő kitölti, és aláíratja az ügyféllel is a megállapodás határozott idejű intézményi jogviszony létesítésére c. nyomtatvány egészét A szolgáltatás nyújtásának kezdete és az intézményi jogviszony kezdetének ideje megegyezik a tényleges beköltözés dátumával!

A nyomtatványt a megfelelő résznél alá kell íratni az ügyféllel is!

A nyomtatványt ekkor még nem kell megküldeni a Nyilvántartási és Igazgatási Csoport részére! A nyomtatványt 3 példányban kell kitölteni és aláíratni!

A megállapodás határozott idejű intézményi jogviszony létesítésére c. nyomtatványt kitöltve, jóváhagyásra a beköltözéstől számított 25. napig 3 példányban meg kell küldeni a Nyilvántartási és Igazgatási Csoporthoz.

A szállásnyújtó szociális munkás a beköltözés előtt szóban tájékoztatja az ügyfelet arról, hogy az együttműködési megállapodásban vállalt feltételek maradéktalan teljesítése esetén várhatóan milyen időszakra biztosítjuk az elhelyezést (általában 3x4 hónapra, de a kulcs szociális munkás ettől eltérő javaslatot is tehet).

Amennyiben a meghatározott feltételek nem teljesülnek, akkor várhatóan új jogviszony nem létesül..

Felhívjuk a figyelmet arra is, hogy az átmeneti szállókon (2x12) 24 hónapon túl kizárólag akkor nyújtunk ellátást, ha semmilyen más lakhatási alternatíva nem érhető el az ügyfél számára.

  1. A beköltözéskor a szállásnyújtó szociális segítőnek kell kitöltenie az Értesítés a személyi térítési díj megállapításáról c. nyomtatványt. Minden beköltöző új lakó esetében a személyi térítési díj összege megegyezik az adott szállás intézményi térítési díjának összegével, illetve egyéni élethelyzetétől, a szállás körülményeitől függően az érvényes vezetői intézkedés szerint fizetendő összeggel[4]. A nyomtatványt 3 példányban kell kitölteni, és aláíratni. Az – igazgató kézjegyével is ellátott - egyik példányt kapja az ügyfél, a másik példány az ügyfél dossziéjába kerül, a harmadik példányon kell értesíteni a személyi térítési díj beszedésére jogosult személyt.
  2. Amennyiben az ügyfél a személyi térítési díj összegének újbóli megállapítását (annak csökkentését, vagy elengedését) kéri – bármikor az intézményi jogviszony ideje alatt –, kérelemmel fordulhat a BMSZKI Igazgatójához. A kérelemhez csatolni kell a Jövedelemnyilatkozat a személyi térítési díj megállapításához c. nyomtatványt, valamint a szállásvezető javaslatát. A kérelmet a BMSZKI Igazgatóságon kell leadni. A kérelmet leadhatja a szállásvezető, vagy annak megbízottja és a kérelmező ügyfél is. A kérelem leadását követő 15 napon belül érkezik írásbeli válasz az Értesítés a személyi térítési díj megállapításáról c. nyomtatványon.
  3. Az előbbi dokumentumok képezik az alapját az ügyfél dossziéjának. Ezek egy-egy példányát beköltözéskor a dossziéban el kell helyezni.

Minden ügyfél dossziéjának tárolási helye az a szállás, ahol az ügyfél a szállásnyújtó ellátást igénybe veszi. Amennyiben az esetkezelő nem ugyanazon a szálláson fogadja az esetkezelt ügyfelet, abban az esetben – az esetkezelői  szociális munka ideje alatt - az ügyféldosszié szociális munkára vonatkozó részének (Esetkezelői ügyféldosszié) tárolási helye az esetkezelő szociális munkás irodája.[5]

  1. Amennyiben az ügyfél elfogadta és aláírta a beköltözéskori együttműködési megállapodás-t, a szállásnyújtó szociális segítő kijelöli részére a szobát, kitölti és aláíratja vele a Nyilvántartás a személyes használatba átvett tárgyakról c. nyomtatványt.
  2.  Amennyiben a FET nem tudott időpontot foglalni az ügyfél részére egy kulcs szociális munkásnál (Értesítés-ről látható), akkor a szállásvezető, illetve megbízott munkatársa, a beköltözés során lehetőleg azonnal, de legfeljebb 3 munkanapon belül köteles az – új beköltöző és a BMSZKI „kulcs rendszeren kívüli” átmeneti szállójáról átköltöző - ügyfél részére időpontot foglalni a kulcs szociális munkáshoz.[6] Erről a beköltözéskori megállapodásnak megfelelően tájékoztatja az ügyfelet.

A szociális munka folyamata

  1.  Az esetkezelő teamvezető/szakmai vezető („kulcs szociális munkás”) feladata

>

Ha úgy dönt, hogy az ügyfélnek legyen esetkezelője:

A megbeszélés során szóban megállapodik az ügyféllel az esetkezelővel való együttműködési kötelezettségéről. Javaslatot tesz az esetkezelési együttműködési időszak hosszára és tartalmára[7] nézve is.

  1. /b Az esetkezelő szociális segítő és az esetkezelői team feladatai

Az ügyfél aláírását is igénylő lépéseket az először kinyomtatott nyomtatványon írásban IS és a Menedék programban is vezeti, de ismételten NEM nyomtatja ki.

  1.  A szállásnyújtó szociális segítő és a szállásnyújtó team feladatai

>

Új intézményi jogviszony – egyszerüsített - létesítése a legfeljebb 4 hónapos jogviszonyok esetében

1) teljesítette-e a térítési díjfizetési kötelezettségét,

2) a házirendet betartotta-e,

  1.  Az ügyfél beköltözésétől számított 12 hónap[15] letelte előtt  
  1.  Ha új intézményi jogviszony létesül, akkor értelemszerűen követendő az „A szociális munka folyamata” eljárás menete,  a „szociális munka terve” menüpontban új adatlapot nyit és kitölti azt.[17]
  1.  Ha nem létesül új intézményi jogviszony

1) teljesítette-e a térítési díjfizetési kötelezettségét,

2) a házirendet betartotta-e,

  1. Az Igazgatási és Nyilvántartási Csoport feladata
  1. megadja az ügyfél intézményi azonosítóját, a nyomtatvány egy-egy példányát visszaküldi a telephely és az ügyfél részére. Az adatokat elektronikus formában rögzíti.
  2. a nyomtatvány egy-egy példányát megküldi a Főpolgármesteri Hivatal, és az Irattár részére.
  1. Az intézményi jogviszony megszűntetésének kezdeményezése
  1.  Esetátadás

“Panelmondatok”, melyeket azokban az esetekben kell használni, ha

  1. a felvételi kérelem, vagy
  2. az új intézményi jogviszony iránti kérelem

elutasításra kerül (férőhely-hiány esetén természetesen ezt az okot jelöljük):

  1. Legalább 3 havi személyi térítési díj tartozás esetén (ha korábbi intézményi jogviszony ideje alatt keletkezett, vagy a jelenlegi intézményi jogviszony ideje alatt keletkezett tartozásról van szó):

“Az intézménnyel szemben fennálló térítési díj tartozás miatt nem várható, hogy a havi térítési díjat ki tudja egyenlíteni”

Ha a bentlakó ügyfélnek személyi térítési díj-tartozása van, de mind a szociális munkás, mind a team javasolja az új intézményi jogviszony létesítését, mert látnak esélyt a tartozás rendezésére, vagy emiatt nem kívánják megszüntetni az intézményi jogviszonyt, akkor nem kell odaírni!

  1. Házirend súlyos megsértése esetén:

“A további együttműködés várható hiánya miatt az intézményi jogviszony létesítését nem javasoljuk.” Ha már lakott az intézményben és intézményi jogviszonya ezért szűnt meg korábban: “A kérelmező intézményi jogviszonyát XXXX. (egy éven belül legyen az időpont!) évben az együttműködés teljes hiánya miatt kellett megszűntetni.”

  1. egyéb indokok miatt:

“Az átmeneti szálláson nyújtott szolgáltatások helyett ellátása más formában biztosítandó / biztosítható. “Az átmeneti szálláson nyújtható szolgáltatásokkal előrevárhatóan élethelyzetében pozitív előrelépés nem várható.”

2012. szeptember 1-től

[1] A kulcs szociális munkások időbeosztása, szabad és foglalt időpontjai a Menedék programhoz tartozó „Előjegyzés” menüpontban lesz látható, illetve a kulcs-beszélgetésre irányított ügyfeleknek itt foglalható majd időpont.

[2] Amennyiben a beköltöző a tényleges beköltözést követő 3 munkanapon belül nem mutatja be az  igazolást arról, hogy részt vett tüdőszűrésen (és a leletet 2 nap/1 hét múlva kapja meg), akkor a beköltözéstől számított 4. munkanapon ki kell költöznie, az átmeneti szállón ellátást nem tudunk nyújtani, vele intézményi jogviszony nem létesíthető.

[3] Amennyiben az ügyfél nem keresi fel a kulcs szociális munkást, ez – az ilyen és ehhez hasonló helyzetekben is - az előírt együttműködési kötelezettség nem teljesítését jelenti, melynek minimális következménye a majdani új intézményi jogviszony nem-létesítése BMSZKI átmeneti szállón. Az aktuális jogviszony lejártát követően ilyen esetben 30 napig ellátást átmeneti szállón nem (legfeljebb igazgatói külön engedéllyel), csupán éjjeli menedékhelyen nyújtunk.

[4] „Intézkedések a BMSZKI átmeneti szállói férőhelyeinek minél jobb kihasználására”

[5] A „szociális munkára vonatkozó részek” pontos meghatározása, valamint az „Esetkezelői ügyféldosszié” kezelésének, a szálláson lévő ügyféldossziéval történő egyesítésének szabályozása külön iránymutatásban történik.

[6] A kulcs szociális munkások időbeosztása, szabad és foglalt időpontjai a Menedék programhoz tartozó „Előjegyzés” menüpontban lesz látható, illetve a kulcs-beszélgetésre irányított ügyfeleknek itt foglalható majd időpont.

[7] Az esetkezelés hosszára és tartalmára (első szakaszára, elsődleges céljaira) vonatkozó végső irányokat az esetkezelővel együtt alakítják majd ki. Ennek terepe az első esetmegbeszélő csoport, vagy az egyéni konzultáció amelyen az adott esetről szó van. A hossz és tartalom – megfelelő indoklással – eltérhet a kulcs által eredetileg javasoltaktól.

[8] A nyomtatványon szerepel az esetkezelő neve is, akit a kulcs szociális munkás hozzárendel az ügyfélhez a következő módon:

Ha a saját teamjében dolgozó esetkezelőknek van szabad kapacitása, közülük jelöl ki esetkezelőt, ha nincs, vagy más indok van arra, hogy más kulcs teamjében dolgozó esetkezelő segítse az ügyfelet (pl. földrajzi ok), akkor az adott, másik kulccsal egyeztet az annak teamjében lévő szabad kapacitásokról. Így minden kulcs szociális munkásnak (csak) a saját teamkapacitásaival kell tisztában lennie.

[9] Ha az ügyfél kapacitáshiány miatt esetkezelési „várólistára” kerül, és csak később jelölnek ki számára esetkezelőt, akkor a kijelöléstől számított 10 napon belül kell elkészíteni az interjút.

[10] Különösen fontos az előtakarékosság megállapítása az alábbi helyzetekben

        - szociális otthonra várakozás

        - a hosszabb időre visszamenőleg megkapott nagyobb összeg

        - hosszú távú piaci lakhatásra készülésnél

        - vésztartalék képzése céljából

[11] Menedék: Összefoglaló, Értékelés + papíralapú

[12] Ennek hiányában az ügyfél együttműködési megállapodása 

tartalmazza.

[13] Ha nem működik együtt az esetfelelőssel az ügyfél, akkor újabb „kis jogviszonyok” sem létesíthetőek „automatikusan” az egyszerüsített eljárás szerint..

[14] Ennek feltétele, hogy a Menedékben a Szolgáltás menüpont alá betehető-e egy plusz pipálási lehetőség, hogy esetkezelőnél járt az ügyfél. Ha igen, akkor jogosultságot is kell adni a felülethez az esetkezelőknek.

[15] „Beköltözéstől számított 12 hónap letelte” pontos értelmezése: a BMSZKI bármely átmeneti szállóján együttesen, folyamatosan 365 napja lakik.

[16] A javaslatot a szállás vezetője, vagy ezzel megbízott munkatársa a Menedék program rögzíti az Összefoglaló értékelés menüpontban, a „team értékelés” felületen. A javaslat tartalmazza, hogy a lakó

[17] Új jogviszony (nagy jogviszony) kötésekor a Nyilvántartási csoport felé leadandó dokumentumok:

    Megnyitás új lapon ↗